प्रसंग:- श्रीमान प्रमुख शासन सचिव, वित्त विभाग, राजस्थान, जयपुर का परिपत्र क्रमांक एफ. 5 (टीएच-75) डीटिए / आईएफएमएस/पी-17 दिनांक 17-06-2021
राज्य कर्मचारियों के वेतन भुगतान की व्यवस्था को और सुविधाजनक करने के उद्देश्य से माह जूलाई 2021 के एवं इसके बाद के वेतन भुगतान की व्यवस्था के अन्तर्गत स्वतः बिल तैयार (Auto Salary Process ) करने की व्यवस्था आईएफएमएस पर आरम्भ कर दी गई है। इस व्यवस्था के अन्तर्गत कोषालय के अधीनस्थ समस्त आहरण एवं वितरण अधिकारियों को ध्यान रखने योग्य बिन्दु निम्नानुसार है-
- ओटो सेलरी प्रोसस की व्यवस्था माह जूलाई 2021 पेड अगस्त 2021 के वेतन भुगतान से लागू की गई है।
- समस्त आहरण वितरण अधिकारी पे-मैनेजर पर अपनी सही जानकारी अंकित करें एवं सही मोबाईल नम्बर दर्ज करें। (अनिवार्य)
- सभी आहरण वितरण अधिकारी अपने अधीनस्थ कार्मिकों के वेतन आहरण बाबत पे मैनेजर पर मास्टर डाटा सही होने की पूर्ण जॉच कर लेवें ।
- ऐसे कार्मिक जो सेवानिवृत / मृतक / स्वैच्छिक सेवानिवृत हो चुके है, तो उनके पे डिटेल में जाकर पे सैलरी स्टॉप कर लेना सुनिश्चित करें।
- बिल के मास्टर डाटा में संबंधित आहरण वितरण अधिकारी प्रत्येक माह की दिनांक 01 से 15 तक वांछित संशोधन कर सकते हैं। इसके पश्चात स्वतः वेतन बिल बनने की प्रक्रिया आरम्भ हो जायेगी व अगले माह की उक्त तिथि के अन्दर ही परिवर्तन किया जा सकेगा।
- कर्मचारी अपनी स्वयं की आईडी से आयकर, जीपीएफ की कटौति के प्रस्ताव डीडीओ को दिनांक 01 से 10 तक भिजवा सकता है जिसे डीडीओ दिनांक 11 से 15 तक स्वीकृत अथवा अस्वीकृत करेगा। डीडीओ उक्त कटौतिया को स्वयं के स्तर पर भी संशोधित कर सकते है। जीपीएफ की स्लेब के अनुसार न्यून्तम कटौति से कम तथा आयकर की वेतन के 10 प्रतिशत से कम की कटौति सिस्टम स्वीकार नहीं करेगा।
- अब बिल नम्बर आंवटित नहीं किये जायेगें, सैलरी प्रोसस नहीं करनी है, बिल डीडीओ एवं ट्रेजरी फारवर्ड करने की आवश्यकता नहीं है एवं बिलो पर डिजिटल हस्ताक्षर नहीं करने है।
- किसी भी कर्मचारी को किसी कारण से वेतन भुगतान नहीं करना है, तो उसके लिए प्रत्येक माह की 15 तारीख तक सिस्टम पर Stop Payment करना होगा एवं कारण का निराकरण नहीं होने तक कर्मचारी का वेतन स्वतः प्रोसस नहीं हो सकेगा।
- किसी कारण से रोके गये वेतन का भुगतान करना है तो इसके लिए Other Salary Request में 23 तारीख से (Auto Salary Process ) कार्यवाही आहरण वितरण अधिकारी कर सकेगें।
Bill Processing – Salary Preparation – Other Salary Request
- प्रत्येक माह की 16 से 22 तारीख तक Salary Automation Process चालू हो जायेगा, डीडीओ अपने बिल तैयार होने की रिपोर्ट देख सकेंगें। इस रिपोर्ट में कर्मचारियों के स्टेटस की पुष्टी कर ली जानी चाहिए, कर्मचारियों के वेतन की जाँच कर लेनी चाहिए तथा इसमें किसी प्रकार की अनियिमितता, गलती पाई जाने पर डीडीओ बिल को वॉछित संशोधन हेतु रिवर्ट कर सकेंगें, संशोधन के बाद डीडीओ बिल पुनः प्रस्तुत कर सकता है। यह सुविधा अभी केवल प्रथम 2 माह तक उपलब्ध रहेगी जिसके बाद यह विकल्प बंद कर दिया जावेगा।
Bill Processing – Salary Preparation – Salary Bill Confirmation
- किसी कर्मचारी का वेतन नहीं बनने का विवरण डीडीओ द्वारा पै-मेनेजर पर Reports salary report mismatch employee report पर कारण सहित विवरण देखा जा सकता है।
- आक्षेपित बिलो को Auto salary objection status पर देखा जा सकता है।
- यह व्यवस्था केवल वेतन बिलो के संबंध में है, शेष बिलो के लिए वर्तमान व्यवस्था यथावत रहेगी।
राज्य कर्मचारियों के वेतन भुगतान की व्यवस्था की ओर सुविधाजनक करने के उद्देश्य से माह जुलाई 2021 के एवं इसके बाद के वेतन भुगतान की व्यवस्था के अन्तर्गत स्वतः बिल तैयार (Auto Salary Process ) करने की व्यवस्था आईएफएमएस पर आरम्भ कर दी गई है। इस व्यवस्था के अन्तर्गत कोषालय के अधीनस्थ समस्त आहरण एवं वितरण अधिकारियों को ध्यान रखते हुए योग्य विन्दु निम्नानुसार है :-
- ओटो सैलेरी प्रोसेस की व्यवस्था माह जुलाई 2021 देय अगस्त 2021 के वेतन भुगतान से लागू की गई है।
- 2 समस्त आहरण एवं वितरण अधिकारी अपने अधीनस्थ कार्मिकों के वेतन आहरण बाबत पे मैनेजर पर मास्टर डाटा सही होने की पूर्ण जांच कर लेवें।
- 3ऐसे कार्मिक जो सेवानिवृत / मृतक / स्वैच्छिक सेवानिवृत / सेवानिवृत्ति के पश्चात् संविदम पर नियुक्त कार्मिक हो चुके है, तो उनके पे डिटेल में जाकर पे सैलरी स्टॉप कर लेना सुनिश्चित करें।
- बिल के मास्टर डाटा में संबंधित आहरण वितरण अधिकारी प्रत्येक माह की दिनांक 01 से 15 तक वांछित संशोधन कर सकते है। इसके पश्चात् स्वतः वेतन बिल बनने की प्रक्रिया आरम्भ हो जायेगी व अगले माह की उक्त तिथि के अन्दर ही परिवर्तन किया जा सकेगा।
- कर्मचारी अपनी स्वयं की आईडी से आयकर, जीपीएफ की कटौती के प्रस्ताव डीडीओ को दिनांक 21 से 10 तक भिजवा सकता है, जिसे दिनांक 11 से 15 तक स्वीकृत अथवा अस्वीकृत करेगा। डीडीओ उक्त कटौतियां को स्वयं के स्तर पर भी संशोधित कर सकते है। जीपीएफ की स्लेब के अनुसार न्यूनतम कटौति से कम तथा आयकर की वेतन के 10 प्रतिशत से कम की कटौति सिस्टम स्वीकार नहीं करेगा।
- अब बिल नम्बर आवंटित नहीं किये जायेंगे, सैलेरी प्रोसेस नहीं करनी है बिल डीडीओ एवं ट्रेजरी फारवर्ड करने की आवश्यकता नही है एवं बिलो पर डिजिटल हस्ताक्षर नही करने है।
- किसी भी कर्मचारी को किसी कारण से वेतन भुगतान नहीं करना है, तो उसके लिए प्रत्येक माह की 15 तारीख तक सिस्टम पर Stop Payment करना होगा एवं कारण का निराकरण नहीं होने तक कर्मचारी का वेतन स्वतः प्रोसेस नहीं हो सकेगा।
- किसी कारण से रोके गये वेतन का भुगतान करना है, तो इसके लिए Other Salary Request में 23 तारीख से (Auto Salary Process) कार्यवाही आहरण वितरण अधिकारी कर सकेंगे।
- प्रत्येक माह की 16 से 22 तारीख तक Salary Automation Process चालू हो जायेगा, डीडीओ अपने बिल तैयार होने की रिपोर्ट देख सकेंगे। इस रिपोर्ट में कर्मचारियों के स्टेटस की पुष्टि कर ली जानी चाहिए. कर्मचारियों के वेतन की जांच कर लेनी चाहिए तथा इसमें किसी प्रकार की अनियमितता गलती पाई जाने पर डीडीओ बिल को वांछित संशोधन हेतु रिवर्ट कर सकेंगे. संशोधन के बाद डीडीओ बिल पुनः प्रस्तुत कर सकता है। यह सुविधा अभी केवल प्रथम 2 माह तक उपलब्ध रहेगी, जिसके बाद यह विकल्प बंद कर दिया जायेगा।
- Auto Salary Process पूर्णतया OTP पर आधारित है। अतः समस्त आहरण एवं वितरण अधिकारी DDO information में मोबाईल नम्बर सही अंकित करें 1 से अधिक मोबाईल नम्बर स्वीकार्य नहीं है। यदि किसी DDO को अन्य संस्था का आहरण एवं वितरण अधिकारी का अतिरिक्त चार्ज कार्यभार दिया हुआ है तथा Paymanager में Mapping की हुई है, तो वह आहरण एवं वितरण अधिकारी अतिरिक्त कार्यभार वाली संस्था के DDO Information में मूल संस्था मय रजिस्टर्ड मोबाईल नम्बर का उपयोग कर सकता है।
- किसी कर्मचारी का वेतन नहीं बनने का विवरण डीडीओ द्वारा ऐ-मैनेजर पर Reports Salary Report Mismatch Employee report पर कारण सहित विवरण देखा जा सकता है।
- यदि किसी DDO द्वारा वर्तमान माह में वेतन का अधिक भुगतान किया जाता है, तो आगामी माह में उसकी तुरन्त वसुली करें। अधिक भुगतान के लिए आहरण एवं वितरण अधिकारी स्वयं जिम्मेदार होगा।
- पूर्व माह के बकाया वेतन हेतु Other Salary Process में Request करनी होगी, तत्पश्चात् ही वेतन प्रोसेस होगा।
- बिल फॉरवर्ड करने से पहले Salary bill confirm/objection करना होगा।
- मोबाईल OTP अनिवार्य है।
- NPS कार्मिकों की RGHS कटौति जुलाई 2021 देय अगस्त 2021 की जानी है।
- यह व्यवस्था केवल वेतन बिलों के संबंध में है, शेष बिलों के लिए वर्तमान व्यवस्था यथावत रहेगी।
- किसी तरह के मार्गदर्शन की आवश्यकता होने पर कार्यालय समय सम्बन्धित कोष / उपकोष में संपर्क कर सकते है।
बिल ऑटो प्रोसेस सम्बन्धित आवश्यक जानकारी
(1) बिल ऑटो प्रोसेस में निम्न कार्य ऑटो प्रोसेस होंगे आपको DDO स्तर से मैनुअली यह कार्य नही करने है।
Bill allocation
Bill process
Bill report prepare
Report e-sign
Bill DDO forward
(2) जिन के बिल ऑटो प्रोसेस हो जायेगे उस ग्रुप में employee pay details में उन कार्मिको के नाम शो नही होगे बिल रिजेक्ट करने के बाद आवश्यक सुधार हेतु उस ग्रुप में नाम employee pay details में पुनः शो होंगे।
(3) बिल गलत प्रोसेस हुआ है और उसमे कोई सुधार करना है तो पहले बिल को salary bill confirmation tab में देखे। वहाँ से बिल रिजेक्ट करे।अब बिल में आवश्यक सुधार कार्मिक की pay details में करे व उसे छोड़ देवे।
(4) एक दो दिन बाद बिल पुनः ऑटो जनरेट होगा जिसे बिल स्टेटस में देख कर रिपोर्ट में बिल को चेक कर लेवे।
(5) किसी कार्मिक की या कुछ कार्मिको की सैलरी ऑटो प्रोसेस किसी कारण से नही हुई है तो बिल रिजेक्ट नही करना है रिपोर्ट टेब में mismatch employee report देखे। वहाँ उनके नाम शो होंगे उनके pay details एवं मास्टर डेटा को चेक कर अपडेट कर देवे। सिस्टम उनका वेतन बिल ऑटो प्रोसेस एक दो दिन में नम्बर आने पर कर देगा।
(6) किसी कारण से कोई बकाया सैलरी बिल बनाना है तो 23 तारीख के बाद व्यक्तिगत सैलरी प्रोसेस के लिए other bill request का ऑप्शन मिलेगा वहा से उस बिल के लिए रिक्वेस्ट जनरेट करे। सिस्टम द्वारा उन बिलो का ऑटो प्रोसेस हो जायेगा।
(7) HRA बढ़ाने के लिए अभी आदेश जारी नही हुए है HRA के कारण बिल रिजेक्ट नही करे आदेश होने पर सिस्टम ऑटो HRA अपडेट कर देगा।
(8) बिल स्टेटस चेक करें बिल DDO फॉरवर्ड हो गया है तो उसके बाद upload documents टैब में बिल से सम्बन्धित documents अवश्य अपलोड कर देवे।
(9) यदि किसी बिल ग्रुप में राशि बजट अनुसार SF/CA में insert करनी है तो confirmation सैलरी बिल टैब में split का ऑप्शन उपलब्ध है ।
यदि बिल की राशि ग्रुप के अनुसार एक ही हेड से आहरित होनी है तो split करने की जरूरत नही है।
(10) बिल सही बन गया है एवं सम्बन्धित documents अपलोड कर दिए है तो salary preparation टैब में salary bill confirmation for treasury में से बिल को verified कर देवे इसके लिए DDO के पास OTP आयेगा। उसके बाद बिल ऑटो ट्रेजरी फॉरवर्ड हो जायेगा।
(11) बिल ट्रेजरी फॉरवर्ड होने के बाद यदि बिल ऑब्जेक्शन हो जाता है तो निम्न प्रोसेस से ऑब्जेशन दूर करे।
(¡) यदि documents upload करने या बजट सम्बन्धित ऑब्जेशन है तो Authorization में view objection बिल स्टेटस में जा कर documents अपलोड कर ऑब्जेशन रिमूव कर सबमिट कर देवे। बिल ऑटो ट्रेजरी फॉरवर्ड हो जायेगा।
(¡¡) यदि बिल में कोई राशि सम्बन्धित सुधार करने का ऑब्जेक्शन है तो confirmation salary टैब से बिल को रिजेक्ट करे और उसके बाद बिल में आवश्यक सुधार करे और छोड़ देवे। सिस्टम वापस बिल को ऑटो प्रोसेस कर ट्रेजरी फॉरवर्ड कर देगा।
ऑब्जेक्शन रिमूव करने के लिए DDO को पहले की तरह बिल रिवर्ट नही करना है ।यदि Objection Pay details से सम्बंधित है तो केवल Pay details में संशोधन करके छोड़ना है। परंतु यदि Objection Documents से सम्बंधित है तो उन्हें View Bill Objection Status में जाकर वहाँ Upload करके छोड़ना है। और कुछ नहीं करना है। उसके बाद Process Auto होगी अतः उसे फॉरवर्ड करने आदि कार्य मैनुअली कुछ नही करना है
नोट:- इसके बाद भी ऑटो बिल प्रोसेस से सम्बन्धित कोई समस्या रहती है तो सम्पूर्ण विवरण एवं स्क्रीन शॉट सहित पे मैनेजर हेल्पलाइन लाइन को मेल करे- paymanagerrj@gmail.com