अध्याय 4: आवेदन पत्रों की जॉच
4. आवेदन पत्रों को कार्यालय में प्राप्त कर ऑन लाइन अपलोडेड दस्तावेजों से मिलान कर जॉच करना
4.1 संस्था द्वारा किये गये ऑनलाइन आवेदन एवं उसकी पत्रावली को कार्यालय में प्राप्त कर पत्रावली में उपलब्ध दस्तावेजों तथा निरीक्षण प्रपत्र के साथ ऑनलाइन आवेदन पत्र की प्रविष्टियों एवं आवेदन में वर्णित एवं संलग्न किये गये दस्तावेजों का ठीक से मिलान कर लें। यदि कोई अंतर पाया जाता है तो ऐसी स्थिति में आक्षेप पूर्ति हेतु संबन्धित विद्यालय को ऑनलाईन अवसर दिया जाए।
4.2 आवेदन पत्रावली की जाँच का कार्य ऑनलाइन अपलोडेड दस्तावेजों से मिलान कर किया जाना है। यह जाँच संबंधित जिला शिक्षा अधिकारी के लॉगइन में उपलब्ध विद्यालय के ऑनलाइन आवेदन पत्रावली के माध्यम से की जायेगी। विभागीय मानदण्डानुसार जाँच कार्यवाही पूर्ण की जानी है।
4.3 सर्वप्रथम विद्यालय द्वारा अदा की गई आवेदन शुल्क की राशि का मिलान निर्धारित शुल्क से करना है। निर्धारित शुल्क से अंतर पाए जाने पर निदेशालय को अवगत करवाया जाए। शुल्क की जितनी राशि आवेदन पत्र में अंकित है, उतनी राशि ई-ग्रास के माध्यम से विद्यालय द्वारा जमा करवा दी गई है की सुनिश्चितता अनिवार्य रूप से की जाए। एक अधिक आवेदन होने की स्थिति में यह सुनिश्चित कर लें कि आवेदन के संबन्ध में पत्र में सभी प्रकार के निर्धारित शुल्क ई-ग्रास के माध्यम से जमा करवा दिये गए हैं।
4.4 विद्यालय टीएसपी अथवा नॉन टीएसपी एरिया में है, इसकी भी जाँच कर लें तथा यह सुनिश्चित कर लें कि मान्यता शुल्क की राशि इस विवरण के अनुसार सही है।
4.5 मान्यता आवेदन शुल्क की राशि के ई-ग्रास संबंधित अपूर्ण प्रविष्टियों अथवा सही राशि का ई-ग्रास में जमा शुल्क राशि से मिलान नहीं होने अथवा किसी दस्तावेज के अपलोड न होने अथवा पत्रावली में अपूर्ण होने की स्थिति में उसके सामने सही नहीं पाया गया का विकल्प चयन करें। इस विकल्प का चयन करते ही इस विद्यालय के ऑनलाइन आवेदन में मान्यता आवेदन शुल्क विवरण एवं दस्तावेजों के अपलोड करने संबंधी क्षेत्र आक्षेप पूर्ति हेतु अनलॉक हो जाएंगे तथा इसकी सूचना विद्यालय के लॉगइन मैं प्रदर्शित हो जाएगी।
4.6 विद्यालय की सूचना अनलॉक होने के बाद आगामी पांच कार्यालय दिवसों में विद्यालय को अपनी ऑनलाइन आक्षेप पूर्ति पूर्ण कर आवेदन को ऑनलाईन पुनः लॉक करना है। जिसकी सूचना सम्बंधित जिशिअ के लॉगइन में प्रदर्शित हो जाएगी। संस्था द्वारा आक्षेप की पूर्ति ऑनलाईन वांछित दस्तावेज अपलोड कर संस्था सचिव द्वारा प्रमाणित दस्तावेजों प्रिंट आउट एवं अन्य आवश्यक दस्तावेज संबंधित जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय में निर्धारित अवधि में जमा कराने होंगे जिससे विद्यालय की पत्रावली पूर्ण हो सके। निर्धारित अवधि में संस्था द्वारा आवेदन लॉक एवं पत्रावली सम्बंधित जिशिअ कार्यालय में जमा नहीं करवाये जाने की स्थिति में विद्यालय का आवेदन स्वतः ही निरस्त माना जाएगा, जिसके लिए आवेदक विद्यालय स्वयं उत्तरदायी रहेगा।
4.7 आक्षेप पूर्ति के लिये अनलॉक किये गये आवेदन एवं अपलोड किये जाने वाले दस्तावेजों की हॉर्डकॉपी को ऑनलाइन अपलोड की अंतिम तिथि के बाद 02 दिवस के भीतर स्वीकार किए जाएंगें। एक बार आक्षेप लगने के बाद निर्धारित अवधि में आक्षेप पूर्ति नहीं होने की स्थिति में आवेदन की संवीक्षा कर अपनी स्पष्ट अभिशंषा सहित निदेशालय को 05 दिवस के भीतर अग्रेषित की जाएगी।
4.8 जिन विद्यालयों की मान्यता शुल्क एवं अपलोड किये गए दस्तावेजों की प्रविष्टियों सही पायी जाती हैं, उन विद्यालयों के लिये आवेदन पत्र के साथ संलग्न किये गये दस्तावेजों एवं आवेदन पत्र की अन्य प्रविष्टियों की ऑनलाइन जाँच की जा सकेगी।
4.9 आवेदन पत्र के साथ संलग्न किये गये दस्तावेजों में किसी दस्तावेज के संलग्न नहीं होने या अपूर्ण पाये जाने पर आक्षेप की सूचना विद्यालय को पोर्टल पर विद्यालय लॉगइन में प्रदर्शित होगी। विद्यालय भौतिक निरीक्षण के समय ऑनलाईन आवेदन की हार्ड कॉपी एवं समस्त वांछित दस्तावेजों की 02 प्रतियों में पत्रावली तैयार कर एक पत्रावली निरीक्षण दल को उपलब्ध करवानी होगी तथा एक पत्रावली विद्यालय द्वारा स्वयं के रिकॉर्ड संधारण हेतु सुरक्षित रखी जाएगी. विद्यालय द्वारा निरीक्षण दल को उपलब्ध करवायी जाने वाली पत्रावली को मय निरीक्षण रिपोर्ट (हॉर्डकॉपी) दल प्रभारी द्वारा 02 दिवस की अवधि में सम्बंधित जिशिअ कार्यालय में जमा करवानी होगी।
4.10 गैर सरकारी विद्यालयों के आवेदन प्रक्रिया में सम्पूर्ण पारदर्शिता एवं आवेदक विद्यालय को सूचना हेतु निम्नानुसार कार्यवाही की जाएगी :- निरीक्षण दल गठन की सूचना, आक्षेपित प्रकरणों की सूचना, निदेशालय द्वारा मान्यता / क्रमोन्नति हेतु अनुमोदन / निरस्त जारी करना, जिशिअ के द्वारा मान्यता प्रमाण पत्र 07 दिवस में जारी करने की सूचना विद्यालय के लॉगईन में प्रदर्शित होगी तथा मान्यता के लिये अपात्र पायी गयी संस्थाओं को जिशिअ द्वारा 07 दिवस की अवधि के भीतर जरिये रजिस्टर्ड निरस्ती आदेश संबन्धित संस्था को रजिस्टर्ड डाक से प्रेषित किया जाएगा।
4.11 निरीक्षण दल का गठन ऑनलाईन ऑटो जेनरेटेड किया जाएगा। निरीक्षण दल के सभी सदस्यों को इस बाबत पोटल के माध्यम से मैसेज भेजा जाएगा। निरीक्षण का कार्य समयबद्ध कार्यक्रम है, अतः इरा हेतु जिशिअ कार्यालय द्वारा निरीक्षण की मॉनिटरिंग किए जाने हेतु निरीक्षण दल के गठन के दिवस ही सभी सदस्यों से दूरभाष द्वारा निर्देशित करें एवं पदोन्नती पर अन्यत्र पदस्थापन / स्थानान्तरण / सेवानिवृत्त / लम्बे अवकाश पर / दृष्टि बाधित / दोहरी विकलांगता / 80 प्रतिशत से अधिक विकलांग होने आदि की परिस्थिति होने पर संस्था प्रधान से जानकारी प्राप्त कर संतुष्ट होने की स्थिति में मय साक्ष्य आवेदन पत्र दल परिवर्तन हेतु निदेशालय को अवगत करावें। समयबद्ध अवधि में निरीक्षण करवाये जाने का समस्त उत्तरदायित्व जिशिअ कार्यालय का होगा।