1- बिल बनाने से पूर्व समस्त कर्मचारियों की कटौतियां तथा Allowances अपडेट करना आवश्यक है कर्मचारियों की सैलरी अपडेट करने के लिए Bill Processing में जाकर Salary Preparation में जाये। उसके बाद आप Employee Pay Detail में जाये।
2-Salary Pay Detail में जाने के बाद आप Month, Year और Select Group में जिस ग्रुप की सैलरी बनानी है उस Group का चयन कर ले।
3-यह सारी प्रक्रिया पूर्ण करने पर आप स्क्रीन पर ग्रुप के सभी सदस्यों के नाम देख पाएंगे और उनके वेतन में Edit (संशोधन) कर पाएंगे।
4-अब आप जिस कार्मिक के वेतन भत्ते या कटौती में संशोधन चाहते है उस नाम को क्लिक करे। नाम पर क्लिक करते ही उस कार्मिक के वेतन और भत्ते Show हो जाएंगे.
5-वेतन, भत्तो और कटौती के नीचे 9 प्रकार के Functions दिए गए है।
1- Add Allowance : इसमें हम सम्बन्धित कार्मिक के भत्ते ऐड करेंगे।
2- Add Deduction : इसमें हम सम्बन्धित कार्मिक के GPF, S.I. Loan, और अन्य समस्त प्रकार की कटौतियों में संशोधन कर सकेंगे।
3- Add Nominee : इसमें हम नॉमिनी के खाता नम्बर Add करके उसे भुगतान करेंगे।
4- Partial Payment : इसमें हम कार्मिक का आंशिक भुगतान कर सकते है।
5- इसमें हम किसी कार्मिक की LIC परिपक्व होने पर हटा सकते है और नई LIC पालिसी होने पर Add कर सकते है.
6- Dependent Deduction : इसमें आश्रित हेतु कटौती की जाती है।
7- Stop Payment : इस फंक्शन पर क्लिक करने पर वेतन रोकने का कारण लिखना होता है और वेतन रुक जाता है।
8- Loan Master : इसमें लोन सम्बन्धी कटौती की जाती है।
9- Suspend : यह निलंबित कार्मिको के वेतन बनाने में काम आता है।
अगर किसी कार्मिक का वेतन Stop है और उसे पुनः रिलीज करना है तो आप Release Pay पर जाकर Bill बनाने का कारण लिख दे तो वेतन रिलीज हो जाएगा।
Add Allowance करने पर यह भत्ते Show होंगे.
भत्तो में Type लिखना होगा। इसमें तीन टाइप मिलेंगे
1- Slab अथवा, 2- Amount अथवा, 3- Formula
भत्ते अनुसार टाइप भरेंगे।
इसी प्रकार Add Deduction सारी कटौती शो हो जाएगी.
इसी प्रकार कटौती में भी Type लिखना होगा। इसमें तीन टाइप मिलेंगे-
1- Slab अथवा, 2- Amount अथवा, 3- Formula
कटौती अनुसार टाइप भरेंगे। Formula हमेशा NPS कटौती के काम आता है। आयकर या लोन कटौती में Amount भरना होता है, जबकि RPMF में Slab भरते है। इसी प्रकार Allowance में DA और HRA के लिए Formula काम मे लेते है।
समस्त कार्मिको के वेतन, भत्तो और कटौती में अगर संशोधन की जरूरत हो और संशोधन कर लिया गया है तो यहाँ पर वेतन बनाने का अपना द्वितीय चरण पूर्ण हो जाता है।
प्रश्नोत्तर
प्रश्न 1- पे-मेनेजर में सबसे महत्वपूर्ण क्या है जिससे बिल बनाने में सुविधा हो?
उत्तर- कार्मिक के Master Option में Employee Detail के समस्त कॉलम की पूर्ति करे तो बिल बनाने में कभी भी दिक्कत नही आएगी। अगर आपने इसे अपूर्ण रख दिया तो यह आपके लिए दुविधा बन जाएगी।
प्रश्न 2- पे-मेनेजर पर Master के अन्तर्गत क्या पूर्ति करनी पड़ती है?
उत्तर- इसे भरने के लिए निम्न चरण पूरे करने होते है :
1- Personal, 2- Status, 3- Pay & Bank, 4- Contact Details, 5- Employee Dates, 6- Employee Number, 7- Family Details, 8- Scheme, 9- Images & 10- Corp Details
प्रश्न 3- मैं बोनस का बिल बना रहा हूँ लेकिन बिल एलोकेशन के वक्त Bill Type में Bonus ही नही आ रहा है। क्या करूँ?
उत्तर- आप सर्वप्रथम Add Bill Role में जाकर Bonus ऐड करके Submit कर दे और Bill Type में जाकर Bonus चेक कर ले। अब Bonus आ जायेगा। शैक्षिक समाचार
प्रश्न 4- Covering Letter कब जारी करते है?
उत्तर- बिल को Treasury Forward करने के दिवस को छोडकर आगामी दो कार्य दिवसों तक बिल को कोषालय में भेजना अनिवार्य है अन्यथा Authorization में जाकर Covering Letter जारी किया जाता है, जिसे DDO के हस्ताक्षर करवाकर बिल के साथ लगाना होगा।
प्रश्न 5- मुझे वर्दी के बिल बनाने है। Bill Type में क्या Fill करना है?
उत्तर- आपको वर्दी का बिल बनाने के लिए Bill Type में FVC में जाना होगा फिर Bill Sub Type में Liveries को सबमिट करना होगा।