प्रशासनिक एवं वित्तीय स्वीकृति

सामान्य वित्तीय लेखा नियम पार्ट III के अन्तर्गत क्रय की वित्तीय शक्तियाँ निर्धारित की गई हैं। प्रत्येक कार्यालयाध्यक्ष को अपनी वित्तीय शक्तियों के अन्तर्गत ही नियमानुसार क्रय करना चाहिए किन्तु यदि अधिकार सीमा से अधिक की राशि का क्रय किया जाता हो तो सक्षम अधिकारी की पूर्व स्वीकृति प्राप्त कर ही क्रय किया जाना चाहिए।
चालू वित्तीय वर्ष में क्रय कार्य की प्रशासनिक स्वीकृतियाँ प्रशासनिक स्वीकृति के प्रस्ताव निम्नांकित निर्देशों को ध्यान में रखते हुए निर्धारित प्रपत्र में तैयार कर यथा समय अधिकारी को प्रस्तुत करने चाहिए –

  1. बजट आवंटन की प्रति संलग्न की जाए।
  2. जिस प्रयोजन हेतु बजट आवंटन हुआ है, उसके लिए ही उपयोग किया जाना चाहिए, तद्नुसार सही प्रस्ताव प्रशासनिक स्वीकृति के प्रपत्र में अंकित किया जाए।
  3. निविदाएँ आमंत्रित करने का पत्र, मूल निविदाएँ तथा क्रय किये जाने वाले सामान का तुलनात्मक विवरण तैयार कर संलग्न किया जाए।
  4. 50,000/- से अधिक क्रय हेतु खुली निविदाएँ आमंत्रित की जाती हैं , अतएव निविदा सूचना समाचार पत्र में जन संपर्क कार्यालय के माध्यम से प्रकाशित करवाई जाकर उसकी प्रति (मूल), संलग्न की जाए।
  5. लकड़ी का फर्नीचर वन विभाग या जेल विभाग से क्रय किया जाता है। यदि सामान उपलब्ध न हो तो इनसे अनुपलब्धता प्रमाण-पत्र प्राप्त कर संलग्न किया जाए।
  6. भवन निर्माण/भवन मरम्मत हेतु आवंटित बजट उपयोग हेतु कार्य जिला/उप जिला स्तर के सार्वजनिक निर्माण विभाग के माध्यम से कराया जाता है। यदि भवन निर्माण/भवन मरम्मत का कार्य/तहसील मुख्यालय या उसके नीचे के स्तर के स्थानों पर कराया जाना है, तो सार्वजनिक निर्माण विभाग से अनुमानित व्यय का अनुमान प्राप्त कर निविदा प्रणाली द्वारा किया जाता है, ऐसी स्थिति में सार्वजनिक निर्माण विभाग का अनुमानित व्यय विवरण, मूल निविदाएँ, तुलनात्मक विवरण, निविदा आमंत्रित करने का पत्र, मजदूरी की दरें (जो श्रम विभाग द्वारा अनुमोदित हों) संलग्न की जाए।
  7. सी.एस.पी.ओ./डी.जी.एस.एण्ड डी. की सूची के आइटम अन्यत्र से किसी भी परिस्थिति में क्रय नहीं किए जाने चाहिए। अनुमोदित फर्मों से ही क्रय किया जाए अथवा अनुपलब्धता प्रमाण पत्र प्राप्त कर लिया जाए, जिसे प्रस्ताव के साथ संलग्न करें।
  8. प्रत्येक क्रय यथा खेलकूद सामग्री, मशीनरी, साज-सज्जा, फर्नीचर, विज्ञान उपकरण आदि के प्रस्ताव पृथक-पृथक बनाकर प्रेषित किये जाने चाहिए।

कार्योत्तर प्रशासनिक स्वीकृति

अधिकारी उनको प्रदत्त वित्तीय शक्तियों से अधिक राशि का सामान क्रय कर लेते हैं, बाद में कोषालय द्वारा बिल पारित न होने या आडिट आक्षेप द्वारा अनियमितता बताने पर स्वीकृति हेतु प्रस्ताव भेजते हैं , राज्य सरकार/विभाग इस प्रकार की अनियमितता को गम्भीर मानते हुए क्रय अधिकारी के विरूद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही करने, चेतावनी देने की प्रक्रिया अपनाती है, अतएव कार्यालयाध्यक्ष को प्रदत्त वित्तीय शक्तियों की सीमा से अधिक कभी भी क्रय नहीं करना चाहिए।

सामान्य वित्तीय एवं लेखा नियम 26 के अन्तर्गत प्रावधान है कि सक्षम अधिकारी कार्योत्तर स्वीकृति जारी करके ऐसे क्रय को विनियमित कर सकता है, इस हेतु कार्यालयाध्यक्ष को निम्नांकित प्रक्रिया अपनाते हुए कार्योत्तर स्वीकृति के प्रस्ताव निर्धारित प्रपत्र में सक्षम अधिकारी को प्रस्तुत करने चाहिए।

  1. आडिट आक्षेप के अनुसार प्रस्ताव तैयार कर स्वीकृति हेतु भेजे जाएं, आक्षेप की प्रति संलग्न की जाए।
  2. उस वर्ष क्रय की स्वीकृति न लेने का कारण भी स्पष्ट किया जाना चाहिए।
  3. प्रशासनिक स्वीकृति के लिए निर्धारित प्रपत्र में सूचना तैयार कर निम्नांकित प्रपत्र सं लग्न करें –
    (1) निविदाएँ आमंत्रित करने का पत्र।
    (2) मूल निविदाएँ।
    (3) तुलनात्मक विवरण।
    (4) जेल विभाग/वन विभाग से प्राप्त अनुपलब्धता प्रमाण-पत्र की मूल प्रति।
    (5) क्रय अधिकारी का नाम एवं पद तथा उसका औचित्य पूर्ण स्पष्टीकरण भी संलग्न हो।
    (6) वित्तीय अधिकारों के परे क्रय करने का मूल कारण क्या है ?