राजस्थान सरकार
ग्रामीण विकास एवं पंचायती राज विभाग
(पंचायती राज)

कoएफ. 4 (2) सा० निर्देश / रिकार्ड / विधि / परा / 2014/06 जयपुर, दिनांकः 03/01/14

  1. मुख्य कार्यकारी अधिकारी,
    जिला परिषद, समस्त (राजस्थान) |
  2. विकास अधिकारी, पंचायत समिति, समस्त (राजस्थान) |

विषय: पंचायती राज संस्थाओं के अभिलेख कक्ष के सम्बन्ध में दिशा-निर्देश।

पंचायती राज संस्थाओं में विभिन्न प्रकार की गतिविधियों की पंजिकाएं एवं पत्रावलियां संधारित की जाती हैं। वर्तमान में राजस्थान पंचायती राज नियम् 1996 में रिकार्ड के संबंध में केवल एक ही नियम 367 अभिलेखों के नाशन के संबंध में मौजूद है, जिसमें 15 प्रकार की पंजिकाओं, पुस्तिकाओं व पत्रावलियों के बन्द होने की निश्चित अवधि बीत जाने पर नष्ट करने या अन्तिम निपटारा करने का प्रावधान है। सामान्यतः प्रत्येक कार्यालय में अभिलेखों के प्रेषण प्रबन्ध एवं परिरक्षण तथा अभिलेख कक्ष के लिए भी दिशा-निर्देश या नियम बने होते हैं। उसी दृष्टि से निम्नलिखित निर्देश समस्त पंचायती राज संस्थाओं के पालनार्थ जारी किए जा रहे हैं:

1. रिकार्ड रूम- प्रत्येक पंचायत समिति एवं जिला परिषद अपने कार्यालय का एक भाग. जो रिकार्ड के उचित रख रखाव तथा सुरक्षा के लिए आवश्यक हो, अलग निश्चित करेगी। इस प्रकार अलग निश्चित किए गए स्थान को रिकार्ड रूम कहा जाएगा। पंचायत समिति क्षेत्र की समस्त पंचायतों का रिकार्ड निर्धारित अवधि के बाद पंचायत समिति के अभिलेख कक्ष में जमा किया जाएगा।

2. सभी अभिलेख, जिन्हें स्थायी रूप से रखा जाना है, प्रत्येक वित्तीय वर्ष के बाद अभिलेख कक्ष में जमा किया जाएगा।

3. प्रत्येक तिमाही की समाप्ति पर जुलाई, अक्टुबर, जनवरी एवं अप्रैल माह में जिन मामलों को अन्तिम रूप से निपटा दिया गया हो, उन्हें अभिलेख कक्ष में भिजवा दिया जाएगा। अभिलेख के साथ परिशिष्ट “अ” के प्रपत्र-1 में सूचियां, जो दो प्रतियों में होगी, सलग्न की जाएंगी। उनमें अभिलेख का विवरण दिया जाएगा अर्थात क्रम संख्या प्रत्येक विषय शीर्षक के अन्तर्गत पत्रावली संख्या, पत्रावली का शीर्षक, अवधि कब से कब तक निपटारे की तारीख एवं पत्रावलियों की कुल संख्या ।

4. जिन विषयों के अभिलेख की अलग अलग सूचियां बनाई जाएगी, वे विषय निम्न प्रकार है- क. संस्थापन शाखा जिसमे उपस्थित पंजिका, नियुक्ति कार्यवाही, वरिष्ठता सूचिया, पदोन्नति कार्यवाही सेवानिवृत्त कर्मचारियों की सेवा पुस्तिकाएं एवं व्यक्तिगत पत्रावलिया, जांच प्रकरणों की निस्तारित पत्रावलिया मासिक प्रगति पत्रावलियां निरीक्षण पुस्तिका एवं प्रतिवेदन पत्राचार की पंजिकाएं न्यायालय प्रकरणों निर्णीत पत्रावलियां, विविध पत्रावलियां अलग-अलग सूची में दर्ज होंगी।

ख. पंचायत शाखा जिसमें ग्राम सभा साधारण सभा एवं स्थायी समिति की बैठकों के कार्यवाही रजिस्टर एवं पत्रावलियां, पंचायत चुनाव सम्बन्धी पत्रावलियां, अध्यक्ष व सदस्यों के शपथ पत्र एवं निर्वाचन सम्बन्धी कागजात, अध्यक्ष के अविश्वास प्रस्ताव एवं निलम्बन की पत्रावलियां, जाँच प्रकरण, जांच या अयोग्यता के कारण पद रिक्त घोषित करने की पत्रावलियां, पंचायतों की कार्य प्रणाली पर वार्षिक प्रशासनिक प्रतिवेदन की पत्रावलियां, पंचातवार पट्टे, पंचायतों की मासिक सूचनाओं की पत्रावलियां, विधान सभा प्रश्न पत्रावली, विविध पत्रावलियां अलग अलग सूची में दर्ज होंगी।

ग. लेखा शाखा जिसमें कैश बुक, लेजर बुक, प्रतिपडत रसीद बुके, वाऊचर फाईल चालान रजिस्टर, चैक रजिस्टर, स्टॉक रजिस्टर लॉग बुक, वाहन क्रय एवं निस्तारण की पत्रावलियां, सामग्री क्रय की टेण्डर पत्रावलिया स्थायी सम्पत्ति रजिस्टर आडिट रिपोर्ट एवं पालना, करों एवं अन्य बकायाओं की मांग व वसूली को दर्शाने वाली पंजिकाएं, गबन प्रकरण, आय व्यय के वार्षिक बजट, आय व्यय के त्रैमासिक एवं वार्षिक प्रतिवेदन प्रतिभूति सम्बन्धी पत्रावली विभागवार हस्तान्तरित राशियों की पत्रावलियां, विविध पत्रावलियां अलग अलग सूची में दर्ज होंगी।

घ. संगणन शाखा जिसमें वार्षिक कार्य योजना प्रशासनिक वित्तीय एवं तकनीकी स्वीकृति एवं पूर्णता प्रमाण पत्र की कार्यवार पत्रावलियां, योजनावार दिशा निर्देश राज्य वित्त आयोग एवं केन्द्रीय वित्त आयोग की पत्रावलियां, महानरेगा, बी. आर. जी. एफ. एवं अन्य योजनाओं की पत्रावलियां, पत्राचार की पंजिकाएं विविध पत्रावलिया अलग-अलग सूची में दर्ज होंगी। च. विविध शाखा जिसमें आवक-जावक पंजिकाएं, अभिलेखों के निरीक्षण व नकल हेतु सन्धारित की गई पंजिका व प्रार्थना पत्र प्रचार सामग्री, पुराने राजस्थान विकास, सविरा, पुराने कैलेंडर एवं अन्य पुरानी पुस्तकें, विविध पत्राचार की पत्रावलियां अलग अलग सूची में दर्ज होंगी।

5. सम्बन्धित लिपिक द्वारा सूचियां तैयार करने के बाद प्रभारी लिपिक चेक कर सत्यापन करेगा। ये सूचियां अभिलेख निपटाने की तारीख के क्रम में होगी।

6. अभिलेख कक्ष में सूचियां प्राप्त होने पर प्राप्त की गई पत्रावलियों का सूची से मिलान किया जाएगा एवं एक प्रतिलिपि रखकर दूसरी सूची पर रिकार्ड कीपर प्राप्ति के हस्ताक्षर कर लौटा देगा।

7. अभिलेख कक्ष में रिकार्ड विषयवार एवं निस्तारण की तारीख को ध्यान में रखकर वार्षिक बस्तों में बाँधकर सुव्यवस्थित रखा जाएगा।

8. अभिलेख कक्ष में रिकार्ड भेजने के पूर्व सम्बन्धित लिपिक का यह कर्तव्य होगा कि वह मामलों की जॉच कर ले एवं सुनिश्चित करे कि सभी मामलों में कार्यवाही पूरी हो चुकी है तथा रिकार्ड अभिलेख कक्ष में भेजने योग्य है।

9-रिकार्ड की श्रेणियां अभिलेख कक्ष में रखा जाने वाला रिकार्ड 4 वर्गों में विभाजित किया जाएगा –
वर्ग 1- एक वर्ष तक रखा जाने वाला अभिलेख
वर्ग 2- पांच वर्ष तक रखा जाने वाला अभिलेख
वर्ग 3- 20 वर्ष तक रखा जाने वाला अभिलेख
वर्ग 4- स्थायी रूप से रखा जाने वाला अभिलेख

सम्बन्धित अभिलेख की विस्तृत सूची निर्देशों के अन्त में परिशिष्ट ‘ब’ में संलग्न है।

चूंकि इस प्रयोजन के लिए विस्तृत सूची बनाने के बावजूद कुछ पत्रावलियां रह जाएंगी जिन के बारे में सम्बन्धित अधिकारी को विवेक अनुसार अपने निर्णय का प्रयोग करना होगा।

10. लिपिक को पत्रावली के बाएं हाथ के ऊपरी कोने पर पत्रावली का वर्ग निर्दिष्ट करना चाहिए। वर्गीकरण प्रभारी लिपिक द्वारा प्रमाणित किया जाएगा। कठिन मामलों में प्रभारी अधिकारी अपने हाथ से वर्गीकरण करेगा।

11. एक ही विषय से सम्बन्ध रखने वाली पत्रावलियों के आवरण पृष्ठों पर भाग-1 व भाग-2 दर्ज करने चाहिए ताकि आगे या पीछे के अभिलेखों को ढूंढने में कठिनाई नहीं हो।

12 गोपनीय पत्रावलियों को अलग से अभिलिखित करना चाहिए तथा उन्हें गोपनीय अलमारी में रखा जाना चाहिए।

13. पत्रावलियों को अभिलेख कक्ष में सुविधाजनक आकार के पैकेटों में रखा जाना चाहिए। उनको वर्ष वार तथा उनके निपटाने की तारीख के क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। प्रत्येक पैकेट के सिरे पर एक मजबूत कागज का पुठठा लगाना चाहिए जिस पर पैकेट में रखी गई प्रत्येक पत्रावली की संख्या दर्ज की जानी चाहिए।

14. पत्रावलियों को तैयार करने की प्रक्रिया पत्रावलिया अभिलेख कक्ष में भेजने के पूर्व निम्नलिखित प्रक्रिया का ध्यान रखा जाये –

(1) अनुभाग प्रभारी को देखना चाहिए कि अभिलेख कक्ष में भेजी जाने वाली पत्रावली से निम्नलिखित कागज हटा लिए हैं या नहीं –
(क) अनावश्यक ब्राऊन कवर्स
(ख) यदि अपेक्षित उत्तर मिल गया हो या भेज दिया गया हो, तो देरी के लिए स्मरण पत्र या स्पष्टीकरण
(ग) शुद्ध प्रारूपों की एक प्रतियां।
(घ) अन्तिम रूप से मुद्रित कागजों के प्रूफ
(च) कार्यालय पर्चियां

(2) पत्रावलियों को अभिलेख कक्ष में भेजने से पूर्व उनकी छँटनी की जानी चाहिए एवं उन्हें वर्ष एवं संख्यावार ढंग से व्यवस्थित किया जाना चाहिए। एक स्थान पर एक ही वर्ष की पत्रावलियों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए तथा उन्हें क्रम से और उनकी पत्रावलियों के ऊपर के क्रम के अनुसार सूची में दर्ज किया जाना चाहिए।

(3) पुरानी पत्रावलियों एवं नई पत्रावलियों को दो प्रतियों में अलग सूचियों में दर्ज करना चाहिए। पुरानी पत्रावलियां वे हैं जो अभिलेख कक्ष से एक बार निर्देश प्रयोजन के लिए मांगी जा चुकी हैं और नई पत्रावलियां वे हैं जो प्रथम बार अभिलेख कक्ष में भेजी जा रही हैं।

(4) अभिलेख कक्ष में भेजी गई सूचियां क्रम संख्या में शीर्षक वार सही रूप से तैयार की जानी चाहिए एवं पढने योग्य होनी चाहिए ताकि गलतियां न हो।

(5) अभिलेख कक्ष में पत्रावलियां तभी भेजी जानी चाहिए जब कि उनका अन्तिम रूप से निपटारा हो गया है।

(6) यदि टिप्पणी भाग अलग हो, तो उसे पत्रावली के अन्त में लगा (नत्थी) कर देना चाहिए। टिप्पणी भाग पर पत्रावली को अभिलेख में भेजे जाने के आदेश की कार्यवाही अन्तिम कार्यवाही होनी चाहिए। अनुभाग प्रभारी पत्रावली को अभिलेख में भेजने के आदेश पर हस्ताक्षर करेगा।

(7) उन पुरानी पत्रावलियों को जिनको मंगवाया गया था तथा जिन्हें अभिलेख कक्ष में लौटा दिया गया है यदि उनमें उसे रखने की अवधि में कोई परिवर्तन नहीं किया गया हो तो उनकी जाँच करने के बाद अपने उचित स्थान पर पुनः रख देना चाहिए।

(8) जिन पत्रावलियों को स्थायी रूप से रखा जाना है उन्हें उसी सूची में अन्य पत्रावलियों के साथ मिलाना नहीं चाहिए और न ही उन पत्रावलियों को जो शुद्धि के लिए अभिलेख कक्ष से लौटाई गई हैं, उसी सूची में जिनके अधीन नई पत्रावलियां भेजी जाती हैं, दर्ज कर वापिस अभिलेख कक्ष में भेजना चाहिए। पत्रावलियों को आवश्यक शुद्धिकरण के बाद एक सप्ताह के भीतर अभिलेख कक्ष में उस सूची के साथ भिजवाना चाहिए जिसके अधीन वे अभिलेख कक्ष द्वारा भिजवाई गई थीं।

(9) जिन पत्रावलियों को रिकार्ड रूम से कार्य विशेष हेतु मंगवाया गया था, सम्बन्धित लिपिक उसे शीघ्र रिकार्ड मे वापिस जमा कराएगा।

(10) पत्रावलियों को बन्द करते समय इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि पत्रावलियों पर निपटाए गए सभी पत्र उनमें उपलब्ध हों तथा काली पेंसिल द्वारा उन पर पृष्ठ संख्या लगी हुई हो और टिप्पणी भाग में भी परिच्छेद क्रमिक रूप से हों तथा उनमें भी पृष्ठ संख्या लगी हुई हो।

(11) शाखा प्रभारी को देखना चाहिए कि कि किसी भी कार्यवाही की, जिसके लिए आदेश या सुझाव दिया गया है, उपेक्षा नहीं की गई है एवं यह कि अभिलिखित पत्रावलियों में कागजात पूर्ण हैं एवं अन्य पत्रावलियों के कोई असंगत एवं अप्रासंगिक कागजात शामिल नहीं किए गए

हैं।

(12) ऐसी समान पत्रावलियां जो एक ही वर्ष में एक विषय की होते हुए भी अलग खुल गई थीं. उनको अभिलेख कक्ष में भेजने के पूर्व, एक पत्रावली में मिला देना चाहिए।

(13) अभिलेख कक्ष में खुले कागजात नहीं लिए जाएंगे जब तक उनकी पत्रावलियां नहीं बना दी जाती है तथा उन पर नियमित पत्रावली संख्या नहीं डाल दी जाती है।

(14) रेफरेंस के लिए अभिलेख कक्ष से मंगवाई गई पत्रावली को नए प्राप्ति पन्नों को निपटाने के लिए, पुनः कभी नहीं खोला जाना चाहिए। नई पत्रावली खोलकर नए पत्र निपटाए जावें तथा नई एवं अभिलेख से वापिस मंगवाई गई पत्रावली दोनों के आवरण पृष्ठों पर आवश्यक रेफरेंस देकर दोनों पत्रावली नत्थी कर रिकार्ड में पुनः जमा करा दी जायें।

(15) पत्रावलियों को रिकार्ड रूम में भेजने के पूर्व उनकी दो गाठे लगाना चाहिए तथा पत्रावली के फीते के दोनों किनारों के शेष भागों को काट देना चाहिए।

(16) यदि पत्रावलियां उपरोक्त पद्धति के अनुसार प्राप्त नहीं की जाती है तो अभिलेख कक्ष का प्रभारी उनको स्वीकार नहीं करेगा।

15. अभिलेखों की मांग- अभिलेख कक्ष से कोई भी पत्रावली या पत्रावली का कागज उस समय तक हटाया नहीं जाएगा जब तक उसकी मांग करने वाला व्यक्ति मांग पर्ची भर कर नहीं देता है जिसमें मांग का प्रयोजन स्पष्ट दर्ज होना चाहिए। जब बाहर निकाला पत्र वापिस रख दिया जाये तो मांग पर्ची को नष्ट कर देना चाहिए।

16. अभिलेख कक्ष में लौटाए गए कागजों को बिना देर उनके अपने स्थान पर रख दिया जाये।

17-अभिलेख कक्ष प्रभारी के कर्तव्य अभिलेखों के बारे में प्रभारी के निम्न कर्तव्य होगे कि-
(1) अभिलेख कक्ष प्रभारी परिशिष्ट “अ” के प्रपत्र-2 में पत्र व्यवहार का एवं प्रपत्र-3 में रिकार्ड का रजिस्टर रखेगा। प्रत्येक रजिस्टर में रिकार्ड कक्ष में जमा करने के लिए प्राप्त फाईल या रजिस्टर प्राप्त होने के क्रमानुसार प्रविष्ठियां की जाएंगी।
(2) अभिलेख ठीक तरह से साफ किए हुए हैं तथा व्यवस्थित ढंग से रखे हुए हैं एवं उनके सुरक्षा के लिए उचित सावधानियां बरती गई हैं।
(3) अभिलेख कक्ष में प्रविष्ट होने के लिए या अभिलेखों के पास जाने के लिए किसी भी अनाधिकृत व्यक्ति को स्वीकृति नहीं दी गई है एवं जब अभिलेख कक्ष बन्द किया जाता है तो कमरों के सुरक्षित रूप से ताले लगा दिए जाते हैं।
(4) पत्रों की मांगें नियमानुकूल पूरी की जाती हैं ।
(5) अभिलेख निर्धारित क्रम में व्यवस्थित रखा हुआ है एवं पत्रावलियों के नष्ट या फटे हुए लेबिलों एवं आवरणों को एवं पत्रावलियों के पैकिटों के ऊपर लगे हुए पुठठों को उनके स्थान पर नए लगा कर बदल दिया है।
(6) अभिलेख कक्ष से बाहर भेजी गई पत्रावलियों की पंजिका परिशिष्ट ‘अ’ प्रपत्र संख्या 4 में रखी जाएगी।

  1. अभिलेखों की छँटाई

(1) अभिलेख कक्ष का प्रभारी सुनिश्चित करेगा कि पत्रावलियों जाँच एवं छंटाई का कार्य नियमित रूप से किया जाता है।
(2) अभिलेखों को नष्ट करते समय यह ध्यान रखना है कि ऐसे कोई कागज नष्ट नहीं किए जाने चाहिएं जो, ऐतिहासिक या पुरातत्व की दृष्टि से महत्वपूर्ण हों, राजनैतिक, सामाजिक, सैनिक, आर्थिक सूचना स्रोत के रूप में भविष्य में महत्वपूर्ण बनने की सम्भावना हो।
(3) सन्देह होने पर कार्यालय प्रभारी के लिखित आदेशानुसार पत्र नष्ट करने का निर्णय लिया लाये।
(4) अभिलेख नष्ट करने की अवधि पत्रावली पर अन्तिम आदेश दिए जाने की तारीख से गिनी जानी चाहिए।
(5) छंटाई कत्ती को, ऐसी पत्रावलियों को जिनको आगामी वर्ष में नष्ट किया जाना है, रैकों से निकाल कर गठठर बाँध लेने चाहिए। (6) सुविधा की दृष्टि से पत्रावलियों को उसी क्रम में निकालना चाहिए जिसमें कि वे नष्ट की जाने याली पंजिका में दर्ज की गई हैं।

  1. अभिलेखों का नाशन

(1) निर्धारित अवधि को ध्यान में रखते हुए अभिलेखों का नाशन किया जाएगा।
(2) गोपनीय प्रकृति की पत्रावलियां उनकी छँटाई के बाद जला दी जाएंगी। अन्य पत्रावलियों को छोटे छोटे टुकड़ों में फाड दिया जाएगा ताकि किसी के भी द्वारा उनमें निहित बातों को जानने का कोई भय नहीं रहे। इस प्रकार किए गए छोटे-छोटे टुकड़ों को मुद्रित सामग्री के टुकड़ों के साथ मिला देना चाहिए तथा उनका निपटारा रद्दी कागज के रूप में कर दिया जाएगा।
(3) पत्रावली पुटठों लिफाफों, आवरणों एवं फीतों आदि को अलग निकाल लिया जाना चाहिए ताकि उनको पुनः काम में लिया जा सके।
(4) रिकार्ड कीपर प्रपत्र 2 के रजिस्टर को देखते हुए सम्पूर्ण रिकार्ड की परीक्षा करेगा एवं छँटाई करने के बाद समुचित अधिकारी को प्रस्तुत करेगा जो नियमों के अनुसार रिकार्ड नष्ट करने के आदेश देगा एवं प्रपत्र 3 में अपने हस्ताक्षर करेगा।
(5) किसी पत्रावली या रजिस्टर के सभी कागजात नष्ट करने के बाद एवं रिकार्ड कीपर के रजिस्टर में इन्द्राज करने के बाद समुचित अधिकारी निम्न प्रकार प्रमाण पत्र दर्ज करेगा-

सम्पूर्ण फाईल मेरी उपस्थिति में नष्ट की गई

 (रिकार्ड कीपर के लघु हस्ताक्षर)              

(वि.अधि. / मु.का.अधि. के लघु हस्ताक्षर)

उपरोक्त निर्देशों की पालना हेतु किसी कर्मचारी को रिकार्ड का प्रभारी नियुक्त करावें रिकार्ड रूम निर्माण हेतु बी.आर.जी.एफ. राजीव गाँधी पंचायन सशक्तिकरण अभियान एवं निर्बन्ध राशि में आवश्यक वित्तीय प्रावधान है।

शासन सचिव एवं आयुक्त

परिशिष्ट ब

पंचायती राज संस्था की निम्न लिखित पंजिकाओं, पुस्तिकाओं एवं कागजातों को उनके सामने विनिर्दिष्ट की गई अवधि के बीत जाने पर नष्ट किया जावेगा। यह अवधि उनको बन्द करने की या अन्तिम निपटारा किये जाने की तारीख से गिनी जाएगी-

रिकार्ड के वर्ग

वर्ग 1- एक वर्ष बाद नष्ट किया जाने वाला अभिलेख
अनुसूची क (स्थापना एवं पंचायत सम्बन्धी)

  1. अभिलेखों की नकलों के लिए आवेदन पत्र
  2. अभिलेखों के निरीक्षण के लिए आवेदन पत्र
  3. छपे हुए फार्मों सम्बन्धी फाइलें
  4. पूरे हुए कार्यों की विविध रिपोर्ट
  5. विविध प्रार्थना पत्र जैसे छुट्टी भुगतने की अनुमति के लिए
  6. निर्माण कार्य के खर्चे के विवरण, जब कार्य पूर्ण हो चुके हों
  7. अग्रिमों की वसूली की फाईलें, उनके वसूली हो जाने के बाद
  8. आकस्मिक अवकाश के प्रार्थना पत्र
  9. पुराने कैलेंडर
  10. अवितरित प्रचार सामग्री
  11. मासिक प्रगति रिपोर्ट
  12. बैठक सम्बन्धी सूचना
  13. पंचायती राज कर्मचारियों की भर्ती सम्बन्धी रिकार्ड (न्यायालय में विचाराधीन प्रकरणे के
    अलावा)
  14. मृतक कर्मचारियों के आश्रितों के नियुक्ति प्रकरण पत्रावलियां निर्णय के एक वर्ष बाद)

अनुसूची ख (लेखा एवं स्टॉक सम्बन्धी)
जो आडिटिंग की पालना के समाप्ति के एक वर्ष बाद नष्ट किए जायें

  1. निर्माणों पर व्यय के विवरण
  2. बकाया अग्रिमों की सूचियां
  3. मांग का नोटिस (वसूली के एक वर्ष बाद)
  4. जमा रकम वापसी के प्रार्थनापत्र व लेजर
  5. ऐतराजों के रजिस्टर
  6. बिल्टी रजिस्टर
  7. बिलों की काउंटर प्रति
  8. मस्टररोल
  9. स्टोर व फार्मों का स्टॉक बुक
  10. स्टोर कीपर के उपभोग्य वस्तुओं एवं स्टेशनरी देने के रजिस्टर
  11. अवकाश विवरण पत्र
  12. स्थायी अग्रिम रजिस्टर
  13. प्रेषण पंजिका
  14. यात्रा भत्ता नियन्त्रण रजिस्टर
  15. उपस्थिति रजिस्टर
    16 वाहन अग्रिम के प्रार्थनापत्र
  16. वाहन ऋण के लिए इकरारनामें
    18 ऋणों एवं करों की वसूली सम्बन्धी फाइलें एवं रजिस्टर (वसूली के एक वर्ष बाद)
  17. आकस्मिक अवकाश के लेखे का रजिस्टर
  18. वाहन की लॉग बुकें
  19. ट्रंक कॉल रजिस्टर
  20. टैंडर फाईलें (कार्य पूर्ण होने व अन्तिम भुगतान के एक वर्ष बाद)
  21. योजना कार्यों की स्वीकृति पत्रावलिया (कार्य के अन्तिम भुगतान के एक वर्ष बाद)

वर्ग 2- पांच वर्ष बाद नष्ट किया जाने वाला अभिलेख
अनुसूची के (स्थापना एवं पंचायत सम्बन्धी)

  1. वार्षिक प्रगति रिपोर्ट
  2. वार्षिक प्रशासनिक प्रतिवेदन
  3. पंचायत समिति एवं जिला परिषद की सेवाओं को प्रभावित करने वाली नियुक्ति, पदोन्नति, पदावनति, पदच्युति से सम्बन्धित (उनकी सेवाओं के पूर्ण होने के 5 वर्ष बाद)
  4. ऐसे कर्मचारियों की छुट्टियों, उनके विरुद्ध शिकायतों, उनके आचरण की जांचों सम्बन्धी फाईलें, जो भुगतान के सन्दर्भ हेतु नहीं चाहिए (उनकी सेवाओं के पूर्ण होने के 5 वर्ष बाद)
  5. अस्थायी ठेके या नियुक्ति से संबंधित फाइलें (ठेका या नियुक्ति के पूर्ण होने के 5 वर्ष बाद)
  6. निरीक्षण पत्रावलिया
  7. करों के निर्धारण के विरुद्ध आपत्तियां एवं अपीलें (उनके निर्णय होने के 5 वर्ष बाद)
  8. निर्माण कार्यों के अनुमति के लिए प्रार्थना पत्र जो स्वीकृत किए जा चुके
  9. स्थापन लिपिक रजिस्टर
  10. सेवा पुस्तिका एवं चरित्र पंजिका (सेवानिवृत्त होने के 5 वर्ष बाद)
  11. अध्यक्षों एवं सदस्यों द्वारा ली गई शपथ के प्रपन्न एवं निर्वाचन से सम्बन्धित अन्य कागजात
  12. आवक-जावक रजिस्टर
  13. विधान सभा प्रश्न
  14. पंचायत चुनाव सम्बन्धी पत्रावली (चुनाव होने के 5 वर्ष बाद)
  15. वार्षिक कार्य योजना पत्रावलिया
  16. पुराने कानून की किताबें, राजस्थन विकास, राविरा
  17. जन प्रतिनिधियों व कर्मचारियों की जांच पत्रावलियां (निर्णय होने के 5 वर्ष बाद)
  18. जन प्रतिनिधियों के पद रिक्त होने की पत्रावलियां (निर्णय होने के 5 वर्ष बाद)
  19. जिला स्थापना समिति की पत्रावलियां
  20. न्यायालय प्रकरणों की निर्णीत पत्रावलिया (उच्च न्यायालय के फैसले रखने के बाद एवं यदि अपील विचाराधीन नहीं हो)
  21. सदस्यों का उपस्थित रजिस्टर (नए चुनाव के 5 वर्ष बाद)
  22. व्यक्तिगत पंजिकाएं (सेवानिवृति के 5 वर्ष बाद)

अनुसूची ख (लेखा एवं स्टॉक सम्बन्धी)
जो आडिटिंग की समाप्ति के 5 वर्ष बाद नष्ट किए जावे

  1. लेखा सम्बन्धी फाइलें जिनका आगे कोई उपयोग नहीं हो
  2. विभागीय बजट
  3. स्टोर एवं अन्य चल सम्पत्ति के सत्यापन के प्रमाणपत्र
  4. कान्टिन्जन्ट व्यय के रजिस्टर)
  5. आय एवं व्यय के वर्गीकरण का सारांश
  6. ट्रांस्फर एन्ट्रीज की सूची
  7. मासिक लेखा
  8. ग्राम पंचायतों की बजट फाईले
  9. राजस्व एवं व्यय का त्रैमासिक लेखा
  10. बैंक बुक व उनकी काऊंटर फाइलें
  11. विविध अग्रिमों का खाता
  12. अनुदान प्राप्ति एवं व्यय का विवरण
  13. सरकार से प्राप्त अनुदान एवं पंचायत समिति व जिला परिषद द्वारा किए गए व्यय का रजिस्टर
  14. ऋण सम्बन्धी फाईलें पूर्णतः वापस भुगतान हो जाने के बाद
  15. सरकारी विभागों की राशियां आवन्टित करने तथा ततसम्बन्धी पत्र व्यवहार की फाइलें
  16. सिक्यूरिटी बाण्ड (प्रभावहीन होने के 5 वर्ष बाद)
  17. स्थानीय निधि अंकेक्षण विभाग एवं महालेखाकार की आडिट रिपोर्ट, जब उनकी पूर्ण पालना हो गई हो
  18. चलान
  19. वेतन बिल यात्रा भत्ता बिल, कन्टेजेंट बिल
  20. डाक टिकट पंजिका

वर्ग 3- बीस वर्ष बाद नष्ट किया जाने वाला अभिलेख
अनुसूची क (स्थापना एवं पंचायत सम्बन्धी)

  1. पंचायत समिति या जिला परिषद द्वारा या उनके विरुद्ध दावों से सम्बन्धित या विधि परामर्शी के साथ पत्र व्यवहार की फाइलें, जिनको स्थायी रूप से रखने का कोई महत्व नहीं हो
  2. कर निर्धारण सूची
  3. मांग व वसूली रजिस्टर
  4. निर्माण कार्यों की सूची
  5. अनुशासनात्मक कार्यवाहियों के विरूद्ध अपील
  6. नियमावलियों में शुद्धियां एवं संशोधन
  7. स्थायी कर्मचारी वर्ग की नियुक्ति

अनुसूची ख (लेखा एवं स्टॉक सम्बन्धी)

  1. गबन से सम्बन्धित प्रतिवेदन
  2. ऋण एवं विनियोग सम्बन्धी फाइलें
  3. रसीद बुक, रसीदों की कांऊटर प्रतियां
  4. करों या ठेकों से संग्रह की गई राशियों का रजिस्टर
  5. मनी ऑर्डर तथा बैंक ड्राफ्ट रजिस्टर

वर्ग 4 स्थायी रूप से रखा जाने वाला अभिलेख
अनुसूची क (स्थपना एवं पंचायत सम्बन्धी)

(1) वे समस्त महत्वपूर्ण पत्रावलियां तथा टिप्पणियां जिनमें भावी मार्गदर्शन या स्थापित दृष्टान्तों के आदेश निहित हैं
(2) सरकार की सामान्य आज्ञाओं परिपत्रों एवं अधिसूचनाओं की फाईले एवं आदेश पुस्किाएं
(3) पंचायत, पंचायत समिति, जिला परिषद भवन के निर्माण की पत्रावलियां
(4) जिलों, पंचायत समितियों, ग्राम पंचायतों की सीमाओं में परिवर्तन की पत्रावलिया
(5) पंचायती राज संस्थाओं के भवनों की बिक्री या अन्तरण की पत्रावलियां
(6) पंचायती राज संस्थाओं को प्रभावित करने वाले उच्च न्यायालय के निर्णयों सम्बन्धी फाइलें एवं उन अभियोजनों एवं वादों पर सरकार की आज्ञाएं
(7) प्रस्तावित कानून पर शासन की राय
(8) कानूनों के अन्तर्गत नियम
(9) शक्तियों के प्रत्यायोजन के आदेश
(10) राजपत्रित अधिकारियों के आचरण या कार्य से सम्बन्धित विशेष प्रतिवेदन
(11) भूमि आवंटन की स्वीकृति
(12) करों का निर्धारण व बकाया का रिकार्ड
(13) ऐतिहासिक महत्व की अन्य पत्रावलिया तथा दस्तावेज सम्बन्धी समस्त मामले
(14) पंचायत, पंचायत समिति एवं जिला परिषद के सामान्य बैठक एवं स्थायी समितियों की बैठकों के कार्यवाही रजिस्टर
(15) पंचायती राज संस्थाओं के सदस्यों का रजिस्टर
(16) वे मामले जिनमें अधिकारियों के आचरण सम्बन्धी किसी बात का उल्लेख है तथा जिनका विभाग द्वारा तैयार की गई आचरण पंजिका में दर्ज किया गया है, उतने समय तक रखे जाएंगे जितने समय तक उससे प्रभावित अधिकारी राज्य सेवा में है
(17) भूमि अवाप्ति के मामले की पत्रावलिया
(18) जन्म तिथि में परिवर्तन की पत्रावलियां
(19) अचल सम्पत्ति रजिस्टर
(20) अभिलेखपाल के रजिस्टर
(21) भवनों व भूमियों के पट्टा सम्बन्धी फाइलें

अनुसूची ख (लेखा एवं स्टॉक सम्बन्धी)

(1) पेंशन के मामले
(2) भविष्य निधि के कटौती के मामले
(3) नामांकन की फाईलें यदि पेंशन अवयस्कों को भुगतान की जानी हो’
(4) नाप पुस्तिका
(5) चालान रजिस्टर
(6) पुस्तकालय पुस्तक रजिस्टर
(7) सब प्रकार के ऋणों के लिए ऋण कर्त्ताओं के खातावार रजिस्टर
(8) स्थायी वस्तुओं का स्टॉक रजिस्टर
(9) कर्मचारियों के वाहन अग्रिम की वसूली के रजिस्टर
(10) प्रतिभूति जमा का रजिस्टर
(11) विनियोगों का रजिस्टर
(12) ऋणों के पुनर्भुगतान का रजिस्टर
(13) राज्य सरकार से प्राप्त ऋणों का रजिस्टर
(14) प्राप्तियों एवं संदायों का खाता
(15) कैश बुक
(16) कोषागार में स्कम जमा करने के चालान
(17) पास बुक
(18) निक्षेप का रजिस्टर
(19) प्रतिभूतियों एवं विनियोगों का रजिस्टर
( 20 ) स्थायी वस्तुओं का स्टॉक रजिस्टर
(21) वार्षिक बैलेंस शीट
(22) सेंट्रल कैश बुक
(23) वेतन बिल एवं साथ में कटौतियों के शिड्यूल, सारणियां, वार्षिक वेतन वृद्धि के प्रमाण पत्र, अनुपस्थिति तालिका, अंतिम वेतन प्रमाण पत्र, एक्यूटेंस रोल आदि (35 वर्ष बाद)